Par Insight Editor / 28 Nov 2018
Tout comme l’électricité et la location de bureaux, la technologie est l’une des principales fonctions commerciales dont vous ne pouvez tout simplement pas vous passer.
Cela dit, il est toujours important de déterminer si vous maximisez vos dépenses en TI. Pour ce faire, vous devez prendre en considération des facteurs tels que :
La liste de ces facteurs doit vous donner une idée de l’efficacité avec laquelle vous dépensez votre budget informatique et identifier les domaines dans lesquels vous pouvez réduire vos coûts.
Les services de soutien informatique jouent un rôle important dans le contrôle des coûts. Pour de nombreuses organisations, les principales fonctions du service des TI sont de maintenir les systèmes existants et de résoudre les problèmes. Ils peuvent être soit internes à votre organisation, soit fournis en tant que service par un prestataire externe. Quoi qu’il en soit, ils sont essentiels à vos opérations et à vos utilisateurs.
Les entreprises sont confrontées au fait que les services d’assistance et de soutien technique sont un service dont elles ne peuvent se passer, mais qui est coûteux à entretenir. Embaucher la bonne équipe de ressources certifiées peut également être risqué et prendre beaucoup de temps.
Choisir une des diverses options d’impartition de vos TI pourrait se traduire par des économies importantes, tout en vous offrant le niveau de soutien dont vous avez besoin.
Travailler avec un partenaire de soutien et de service en TI administré peut réduire considérablement vos coûts et vous donner la tranquillité d’esprit. Voici comment déterminer s’il s’agit d’une bonne option pour votre organisation.
Tout d’abord, calculez vos pertes de productivité annuelles actuelles et prévues dues au temps consacré à la gestion des fournisseurs. Pour ce faire, vous devrez examiner le nombre actuel de fournisseurs de TI que vous utilisez.
Consultez les personnes de votre organisation qui travaillent avec eux pour avoir une idée approximative du temps qu’ils passent avec chacun d’eux chaque mois en moyenne.
Une fois que vous avez obtenu ce nombre, multipliez ces heures par le nombre de fournisseurs concernés. Ensuite, prenez ce nombre et multipliez-le par le salaire horaire moyen du personnel qui gère ces relations.
Le chiffre qui en résulte est le coût de gestion de votre fournisseur informatique. Ce calcul ressemble à : temps moyen consacré à la gestion des fournisseurs x nombre de fournisseurs x salaire horaire moyen du personnel.
Après avoir déterminé le coût de la gestion de vos relations avec les fournisseurs, vous devrez déterminer le nombre d’heures que votre personnel consacrera aux fonctions de TI. Prenez ces heures et multipliez-les par le taux horaire moyen des personnes qui effectuent ces tâches.
Ce calcul ressemble à : heures consacrées par l’ensemble du personnel à l’exécution des fonctions de TI x salaire moyen de l’ensemble du personnel responsable de ces fonctions.
L’étape suivante consiste à calculer le nombre d’heures par mois pendant lesquelles votre courrier électronique, Internet, vos serveurs, vos ordinateurs de bureau et tout autre appareil ou service lié aux TI sont hors service ou non fonctionnels. Ces chiffres représentent la perte directe de revenus découlant des temps d’arrêt.
Enfin, vous devrez calculer votre perte de productivité due au temps d’arrêt du réseau.
Prenez le salaire moyen d’un employé à un endroit touché par un temps d’arrêt et multipliez ce nombre par le nombre d’employés à cet endroit. À partir de cette donnée, prenez le temps de travail moyen de chaque employé par année et déterminez le coût moyen de tout le personnel par heure. Prenez ce taux horaire moyen et multipliez-le par le nombre d’heures de panne de vos systèmes.
Cela peut représenter un coût important selon le secteur d’activité de votre organisation. Par exemple, dans une industrie où les spécialistes sont très bien rémunérés (p. ex. le service juridique, les finances, etc.), les temps d’arrêt peuvent signifier que vos actifs les plus précieux restent inactifs jusqu’à ce que les problèmes soient résolus.
Une fois ces chiffres calculés, vous pouvez déterminer le retour sur investissement d’une solution de soutien administré. Prenez vos coûts informatiques existants, qu’ils proviennent de sources internes ou de solutions externalisées, et combinez-les. Ce nombre doit tenir compte de tous les ordinateurs, imprimantes, serveurs physiques, copies et autres périphériques. Prenez ce nombre et ajoutez-y les totaux que vous avez calculés plus tôt. Ce dernier nombre correspond à votre coût total de TI.
Une fois que vous avez calculé ce total, vous pouvez étudier quelques solutions externalisées et comparer leur coût à vos propres dépenses.
Coûts informatiques fixes + perte de productivité + perte de revenus + temps consacré aux tâches informatiques + coût de gestion des relations avec les fournisseurs = coût total de l’informatique
